Hanna Prodigy ofrece un sistema de administración de usuarios sencillo y eficiente que asegura un control de acceso seguro mientras proporciona flexibilidad para que las organizaciones gestionen a sus miembros de manera efectiva. Este sistema está diseñado para alinearse con la estructura de su organización y con la licencia que adquieras, facilitando la incorporación de nuevos usuarios y la gestión de los existentes.
El sistema de licencias es la base de la administración de usuarios en Hanna Prodigy. Cada organización tiene una licencia que especifica el número máximo de usuarios que pueden usar la plataforma. Este modelo de licencias permite a las organizaciones escalar su uso de Hanna Prodigy de acuerdo con sus necesidades y presupuesto.
Agregar nuevos usuarios a Hanna Prodigy comienza en la pantalla de Licencias de Usuario bajo la Administración de Empresa. Aquí es donde los administradores pueden registrar diferentes usuarios en el sistema, reservando un lugar para ellos dentro de la cuota de usuarios de la organización. Es importante señalar que en esta etapa, los usuarios simplemente están siendo asignados una licencia; aún no tienen acceso a iniciativas específicas ni reciben credenciales de inicio de sesión.
Por ejemplo, supongamos que tu organización ha comprado una licencia para 100 usuarios. En la pantalla de Licencias de Usuario, puede comenzar registrando a miembros de los equipo de varios departamentos. Podrías agregar a Jane Doe de Marketing, John Smith de Ventas y Sarah Johnson de Desarrollo de Producto. En este punto, estas personas están registradas en el sistema pero no tienen iniciativas activas.
La ventaja de este enfoque es que permite un control centralizado sobre quién puede potencialmente acceder a la plataforma, mientras que aún proporciona flexibilidad en cómo se utilizan esas licencias. Es una forma proactiva de gestionar tu base de usuarios, asegurando que siempre esté al tanto de las licencias disponibles y a quiénes están asignadas.
Una vez que a un usuario se le ha asignado una licencia, se vuelve elegible para ser agregado a iniciativas específicas dentro de Hanna Prodigy. Aquí es donde el rol de los Propietarios de Iniciativas se vuelve crucial. Cualquier Propietario de Iniciativa, desde dentro de su iniciativa, puede invitar a usuarios que tienen asignada una licencia, y ahora sí sumarse a la iniciativa.
Al invitar a un usuario a una iniciativa, el Propietario de la Iniciativa tiene la flexibilidad de asignar uno de cuatro roles:
- Administrador del Propietario de la Iniciativa: Este rol tiene control total sobre la iniciativa, incluyendo agregar o eliminar otros usuarios y cambiar la configuración de la iniciativa. Solo se puede asignar si el propietario de la iniciativa también es un administrador.
- Propietario de la Iniciativa: Este rol puede gestionar la mayoría de los aspectos de la iniciativa, pero puede tener algunas restricciones en comparación con el rol de Administrador.
- Miembro: Este es un rol de usuario estándar, típicamente para miembros del equipo que necesitan participar en la iniciativa pero no necesitan capacidades de gestión.
- Invitado: Este rol se utiliza a menudo cuando necesita que alguien acceda a la iniciativa, pero solamente tenga acceso de lectura.
Vale la pena señalar que el usuario recibe la notificación o confirmación automática en el momento de la invitación. Este proceso de dos pasos—asignar una licencia y luego invitar a una iniciativa—proporciona una capa adicional de control y seguridad.
Por ejemplo, si Sarah Johnson de Desarrollo de Producto necesita colaborar en el lanzamiento de una nueva función, el Propietario de la Iniciativa "Lanzamiento de Nueva Función" puede invitarla, quizás asignándole el rol de Miembro. Sarah podrá acceder y contribuir a esa iniciativa específica, pero no tendrá automáticamente acceso a otras iniciativas de la organización.
Este sistema ofrece varias ventajas:
Tener un proceso doble para la administración de usuariosproporciona varias ventajas:
- Control Centralizado: La asignación inicial de licencias asegura que solo las personas aprobadas puedan potencialmente acceder a la plataforma.
- Flexibilidad: Los Propietarios de Iniciativas pueden agregar rápidamente usuarios con licencia a sus iniciativas según sea necesario, sin tener que pasar por un administrador central cada vez.
- Seguridad: Los usuarios solo obtienen acceso a las iniciativas específicas a las que han sido invitados, manteniendo la segregación de datos y la privacidad.
- Escalabilidad: A medida que las organizaciones crecen o cambian, pueden gestionar fácilmente su base de usuarios, agregando nuevas licencias según sea necesario y reasignando las existentes.
- Control de Acceso Basado en Roles: La capacidad de asignar diferentes roles dentro de cada iniciativa permite un control detallado sobre los permisos de los usuarios.
El sistema de administración de usuarios de Hanna Prodigy equilibra el control centralizado y la gestión descentralizada. Proporciona una forma segura, escalable y flexible para que las organizaciones gestionen su base de usuarios, asegurando que las personas adecuadas tengan acceso en el momento adecuado. Este enfoque se alinea perfectamente con el objetivo de Hanna Prodigy de ser un socio estratégico de IA que se adapta a la estructura y necesidades únicas de tu organización.
Panel de Administrador
El Panel de Administrador en Hanna Prodigy es una poderosa área central para gestionar el acceso y los permisos de los usuarios en toda la organización. Esta función brinda a los administradores una vista general del paisaje de usuarios del sistema, ofreciendo herramientas robustas para gestionar usuarios con licencia y sus asignaciones de iniciativas de manera eficiente. Profundicemos en las capacidades y beneficios de esta herramienta administrativa esencial.
En su núcleo, el Panel de Administrador permite que se agreguen usuarios con licencia al sistema Hanna Prodigy. Este proceso es el primer paso para otorgar a las personas acceso a cualquier iniciativa de la plataforma. Por ejemplo, al incorporar a un nuevo empleado, un administrador puede agregarlo rápidamente al sistema, asignando una de las licencias disponibles de la organización a este nuevo usuario. Esta acción no otorga inmediatamente acceso a ninguna iniciativa específica, sino que establece la presencia del usuario dentro del ecosistema de Hanna Prodigy.
Más allá de simplemente agregar usuarios, el Panel de Administrador proporciona una vista completa de todos los usuarios con licencia dentro de la organización. Esta visión general permite a los administradores evaluar rápidamente quién tiene acceso al sistema, su estado actual y sus asignaciones de iniciativas. Tal visibilidad es crucial para mantener la seguridad y asegurar una asignación óptima de recursos.
Una de las características más poderosas del Panel de Administrador es la capacidad de asignar usuarios a iniciativas específicas directamente. Esta capacidad agiliza el proceso de formación de equipos y el inicio de proyectos. Por ejemplo, si se lanza un nuevo proyecto multifuncional, un administrador puede asignar rápidamente a los miembros del equipo relevantes de varios departamentos a la nueva iniciativa, todo desde una única interfaz. Este proceso de asignación centralizado asegura que las personas adecuadas puedan acceder a las iniciativas correctas desde el principio, reduciendo retrasos y posibles riesgos de seguridad.
Igualmente importante es la capacidad de eliminar usuarios de las iniciativas cuando sea necesario. A medida que las iniciativas concluyen o cambian los roles de los miembros del equipo, los administradores pueden ajustar rápidamente los permisos de acceso. Esta función es particularmente valiosa para mantener la seguridad de los datos y asegurar que solo los miembros del equipo actuales y relevantes tengan acceso a información sensible dentro de cada iniciativa.
Otro aspecto clave del Panel del Administrador es su papel en el mantenimiento de la conformidad y la seguridad. Al proporcionar un lugar centralizado para la gestión de usuarios, se facilita la realización de revisiones de acceso regulares, asegurando que los permisos de los usuarios se alineen con los roles y responsabilidades actuales. Esto es particularmente crucial en industrias con estrictos requisitos regulatorios o para organizaciones que manejan datos sensibles.